ในสถานการณ์วิกฤตที่ทำให้การเดินทางมารวมกัน เจอกันและทำกิจกรรมร่วมกัน โดยเฉพาะการทำงานที่ภาวะปกติ จะเดินทางมาทำงานที่สำนักงานหรือ Office… แต่เมื่อห้วงเวลาของวิกฤตด้านสุขภาพ ทำให้การเจอกันมีความเสี่ยงเพิ่มขึ้น ทางเดียวที่จะเป็นไปได้คือหยุดเจอหน้ากัน
ผมชอบแนวคิดเรื่องการพัฒนายานพาหนะสมัยใหม่ที่มองการออกแบบรถยนต์เป็นกลไกการสื่อสาร ที่พาคนมาเจอกัน และปฏิสัมพันธ์ระหว่างกัน… ซึ่งผมคิดว่าภาพของการเดินทางดูจะชัดเจนขึ้นมากว่า เช้าคุณครูไปโรงเรียนเพื่อทำงาน และเช้าเดียวกันพ่อแม่ขนเด็กๆ ไปส่งโรงเรียนเพื่อให้คุณครูเริ่มงาน โดยงานที่คุณครูกับนักเรียนทำร่วมกันคือถ่ายทอดความรู้ให้กัน ซึ่งในทางเทคนิคก็คือการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันด้วยการสำเนาหรือ Copy สิ่งที่คุณครูรู้และมีประสบการณ์ ให้นักเรียน… วันแล้ววันเล่า
ประเด็นก็คือ… การเดินทางมาเจอกันไม่ได้เป็นแก่นของการถ่ายทอดความรู้หนทางเดียวจนงานของครูคือเดินทางมาโรงเรียนอีกแล้ว… งานอื่นๆ ที่มีขั้นตอนการเดินทางมาที่ทำงาน ทั้งที่สาระหลักของงานสามารถทำที่ไหนก็ได้ จะมีลักษณะคล้ายกับงานของครู ที่เจาะเข้าไปดูข้อเท็จจริงชัดๆ จะเห็นว่า… มีวิธีการมากมายทำให้งานนั้นเสร็จเหมือนกันโดยไม่ต้องเดินทางมาเจอกันด้วยซ้ำในหลายๆ กรณี… แต่ถ้าเป็นงานที่ต้องอยู่พร้อมหน้าในสถานที่และเวลาเดียวกันเท่านั้นจึงจะเสร็จสมบูรณ์ก็อีกเรื่องหนึ่ง
ช่วงเวลานี้ผมคิดว่า… เป็นโอกาสอันดีที่จะออกแบบขั้นตอนการทำงานให้ทีมสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ ซึ่งหลายอย่างต้องเตรียมองค์กรและทีมอย่างดี เพื่อให้การปรับตัวครั้งนี้ เป็นการสร้างประสิทธิภาพให้องค์กร มากกว่าจะสร้างปัญหาเพิ่มขึ้น เพราะไม่ได้จริงจังกับระบบการทำงานใหม่… ซึ่งบางแนวคิดก็ทำเพียงเพื่อให้พ้นวิกฤตไปแบบซื้อเวลาเพื่อกลับไปเหมือนเดิม
ประเด็นคือ… จะไม่มีอะไรเหมือนเดิมแม้เราอยากจะเหมือนเดิม
กลับมาที่แนวคิดเรื่องการเดินทางมาเจอกันก็เพื่อสื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลกันอีกครั้ง… ซึ่งผมเชื่อว่าการสื่อสารคือแก่นของการทำงานร่วมกัน… การออกแบบระบบทำงานใหม่แบบไม่เดินทางมาเจอกัน จึงต้องพัฒนาการสื่อสารระหว่างทีมและภายในองค์กร ให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้เท่าเดิมหรือดีขึ้นกว่าเดิม
ข้อมูลต่อไปนี้เป็นแนวคิดหลักๆ เพื่อเตรียมทีมให้สามารถทำงานแบบ Remotely Working หรือที่คนส่วนใหญ่เรียกว่า Work From Home นั่นแหละครับ… ซึ่งในสถานการณ์ที่ต้องกักกันทางระบาดก็ต้อง Work From Home ปลอดภัยและดีที่สุดแล้ว… แต่ในภาวะปกติ ระบบทำงานเดียวกันนี้จะหมายถึงการทำงานแบบ Anywhere ที่หลายฝ่ายเชื่อว่า… จะเปลี่ยนโครงสร้างทางสังคมอย่างมากในอนาคตอันใกล้มากๆ กว่าที่คิด
มาดูด้วยกันเลยว่า การจะ Remotely Working ต้องเตรียมและคิดถึงอะไรบ้าง…
1. มีเทคโนโลยีที่เหมาะสม… เทคโนโลยีสำหรับการทำงานทางไกล หรือ Remotely Working จะขึ้นอยู่กับงานภายในองค์กรเอง… ซึ่งไม่ว่าจะอย่างไร หัวใจสำคัญของเทคโนโลยที่ใช้จะเน้นการสื่อสารและการแบ่งปันทรัพยากรในระบบงาน ซึ่งปัจจุบันการประชุมทีมแบบ Video Conferencing ก็ใช้เพียงโทรศัพท์มือถือ หรือเวบแคมธรรมดาก็ใช้ได้แล้ว… ส่วนการสื่อสารผ่าน Chat App หรือโซเชี่ยลมีเดีย อาจจะต้องยกระดับไปใช้ซอฟท์แวร์ระบบสื่อสารแบบธุรกิจ ที่ให้ทั้งการสื่อสารและแบ่งปันหรือแชร์ทรัพยากรพวกไฟล์และเอกสารหรือข้อมูลดิจิตอลต่างๆ… ในเบื้องต้นผมเคยมีเขียนแนะนำเอาไว้ในบทความชุด Agile แล้วครับ… ท่านสามารถคลิกกลับไปอ่านได้ที่นี่ โดยเฉพาะบทที่ผมพูดถึง Slack และ Trello… หรือจะให้ดีท่านควรหาที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้วิเคราะห์และทดลองใช้งานระบบก่อนนำมาใช้… แต่ในกรณีเร่งด่วนอย่างวิกฤต COVID-19 ครั้งนี้… โดยส่วนตัวผมแนะนำ Slack และ Trello ครับ
2. กำหนดแนวทางที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง… ขั้นนี้ต้องทำคู่มือหรือแนวทางการประสานงานร่วมกันทุกฝ่ายภายในองค์กร… โดยประสบการณ์ส่วนตัว ผมจะให้ทุกคนที่อยากทำงานที่บ้าน หรือทำงานแบบ Remotely Working ทำไกด์ไลน์ หรือ Guideline งานของตัวเองเมื่อต้องทำจากที่บ้านหรือนอกสำนักงานมาร่วมกันพิจารณา… โดยให้กำหนดเกณฑ์การประเมินและแนวทางการแก้ปัญหาเตรียมไว้เมื่อเกิดเหตุต่างๆ ที่ไม่ปกติ… ซึ่งองค์กรหรือทีมที่ใช้ OKRs อยู่ก่อนจะได้เปรียบในการออกแบบ Guildeline มากกว่าองค์กรที่ใช้เพียง KPI ที่ยืดยุ่นน้อยกว่า
3. ทดสอบนโยบายกับกลุ่มย่อย… ควรทดสอบเทคโนโลยีที่เลือกกับ Guildeline ที่ออกแบบมาในวงจำกัดกับบางทีมก่อน ทั้งเพื่อทดสอบการใช้งานได้จริง และการหาข้อผิดพลาด เพื่อให้มีโอกาสปรับความเหมาะสมก่อนขยายวงการใช้งานในระดับองค์กร
4. ให้ความรู้แก่พนักงานทั้งหมด… การทำงานทางไกลในองค์กรใดๆ ก็ตาม โอกาสที่จะ Remotely Working กันทั้ง 100% คงเป็นไปไม่ได้… การชี้แจงทำความเข้าใจจึงสำคัญมาก โดยเฉพาะกับคนที่ไม่ได้ Remotely Working ที่หลายกรณี อาจจะต้องทำงานแปลกๆ นอกหน้าที่รับผิดชอบเดิม… ง่ายที่สุดคือชี้แจงให้ทุกคนทราบ บทบาทหน้าที่ใหม่ ที่องค์กรจำเป็นต้องปฏิรูปการทำงาน เพื่อดูแลองค์กรและเพื่อนร่วมงานด้วยกันให้ดียิ่งขึ้น
5. ให้ความสำคัญกับความปลอดภัย… กำชับเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลข่าวสาร การรับส่งไฟล์และข้อมูลต่างๆ ต้องมั่นใจว่าอยู่ในระบบที่ดูแลความปลอดภัยได้ ซึ่งจำเป็นต้องเลือกพร้อมๆ กับเทคโนโลยีและระบบที่จะใช้ทำงาน Remotely Working ด้วยกัน และยังจำเป็นต้องกำชับเรื่องมาตรฐานความปลอดภัยทางไซเบอร์อย่างเคร่งครัดตั้งแต่ Login และ Password ที่ปลอดภัย จนถึงมาตรฐานการเข้าใช้งานระบบแชร์ทรัพยากรต่างๆ จนถึง Logout เมื่อหยุดใช้งาน
คร่าวๆ ในเบื้องต้นก็ประมาณนี้ครับพอเป็นไอเดีย… ที่จริงรายละเอียดยังมีอีกมาก แม้แต่ทั้ง 5 ประเด็นที่พูดถึงก็มีรายละเอียดให้จับต้องและทำความเข้าใจ เพื่อให้ทุกอย่างเหมาะสมกับแต่ละทีมแต่ละองค์กร ซึ่งผมเองแม้จะมีประสบการณ์ในการเตรียมระบบและทีมทำงานทางไกลมาบ้าง… แต่เทคโนโลยีที่ก้าวหน้าขึ้นนับสิบปีอย่างในปัจจุบัน ก็ต้องเรียนไว้ตรงนี้ว่า หลายอย่างก็ยังกล่าวอ้างไม่ได้ว่าผมมีประสบการณ์… แต่ในห้วงวิกฤต COVID-19 นี้ หากท่านอยากปรึกษาหารือ พูดคุยแลกเปลี่ยนก็ยินดี… Line: @properea เปิดรอตลอดเช่นเดิมครับ
