Remotely Work From Home… แนวคิดและหลักการเบื้องต้น

ในสถานการณ์วิกฤตที่ทำให้การเดินทางมารวมกัน เจอกันและทำกิจกรรมร่วมกัน โดยเฉพาะการทำงานที่ภาวะปกติ จะเดินทางมาทำงานที่สำนักงานหรือ Office… แต่เมื่อห้วงเวลาของวิกฤตด้านสุขภาพ ทำให้การเจอกันมีความเสี่ยงเพิ่มขึ้น ทางเดียวที่จะเป็นไปได้คือหยุดเจอหน้ากัน

ผมชอบแนวคิดเรื่องการพัฒนายานพาหนะสมัยใหม่ที่มองการออกแบบรถยนต์เป็นกลไกการสื่อสาร ที่พาคนมาเจอกัน และปฏิสัมพันธ์ระหว่างกัน… ซึ่งผมคิดว่าภาพของการเดินทางดูจะชัดเจนขึ้นมากว่า เช้าคุณครูไปโรงเรียนเพื่อทำงาน และเช้าเดียวกันพ่อแม่ขนเด็กๆ ไปส่งโรงเรียนเพื่อให้คุณครูเริ่มงาน โดยงานที่คุณครูกับนักเรียนทำร่วมกันคือถ่ายทอดความรู้ให้กัน ซึ่งในทางเทคนิคก็คือการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันด้วยการสำเนาหรือ Copy สิ่งที่คุณครูรู้และมีประสบการณ์ ให้นักเรียน… วันแล้ววันเล่า

ประเด็นก็คือ… การเดินทางมาเจอกันไม่ได้เป็นแก่นของการถ่ายทอดความรู้หนทางเดียวจนงานของครูคือเดินทางมาโรงเรียนอีกแล้ว… งานอื่นๆ ที่มีขั้นตอนการเดินทางมาที่ทำงาน ทั้งที่สาระหลักของงานสามารถทำที่ไหนก็ได้ จะมีลักษณะคล้ายกับงานของครู ที่เจาะเข้าไปดูข้อเท็จจริงชัดๆ จะเห็นว่า… มีวิธีการมากมายทำให้งานนั้นเสร็จเหมือนกันโดยไม่ต้องเดินทางมาเจอกันด้วยซ้ำในหลายๆ กรณี… แต่ถ้าเป็นงานที่ต้องอยู่พร้อมหน้าในสถานที่และเวลาเดียวกันเท่านั้นจึงจะเสร็จสมบูรณ์ก็อีกเรื่องหนึ่ง

ช่วงเวลานี้ผมคิดว่า… เป็นโอกาสอันดีที่จะออกแบบขั้นตอนการทำงานให้ทีมสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ ซึ่งหลายอย่างต้องเตรียมองค์กรและทีมอย่างดี เพื่อให้การปรับตัวครั้งนี้ เป็นการสร้างประสิทธิภาพให้องค์กร มากกว่าจะสร้างปัญหาเพิ่มขึ้น เพราะไม่ได้จริงจังกับระบบการทำงานใหม่… ซึ่งบางแนวคิดก็ทำเพียงเพื่อให้พ้นวิกฤตไปแบบซื้อเวลาเพื่อกลับไปเหมือนเดิม

ประเด็นคือ… จะไม่มีอะไรเหมือนเดิมแม้เราอยากจะเหมือนเดิม

กลับมาที่แนวคิดเรื่องการเดินทางมาเจอกันก็เพื่อสื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลกันอีกครั้ง… ซึ่งผมเชื่อว่าการสื่อสารคือแก่นของการทำงานร่วมกัน… การออกแบบระบบทำงานใหม่แบบไม่เดินทางมาเจอกัน จึงต้องพัฒนาการสื่อสารระหว่างทีมและภายในองค์กร ให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้เท่าเดิมหรือดีขึ้นกว่าเดิม

ข้อมูลต่อไปนี้เป็นแนวคิดหลักๆ เพื่อเตรียมทีมให้สามารถทำงานแบบ Remotely Working หรือที่คนส่วนใหญ่เรียกว่า Work From Home นั่นแหละครับ… ซึ่งในสถานการณ์ที่ต้องกักกันทางระบาดก็ต้อง Work From Home ปลอดภัยและดีที่สุดแล้ว… แต่ในภาวะปกติ ระบบทำงานเดียวกันนี้จะหมายถึงการทำงานแบบ Anywhere ที่หลายฝ่ายเชื่อว่า… จะเปลี่ยนโครงสร้างทางสังคมอย่างมากในอนาคตอันใกล้มากๆ กว่าที่คิด

มาดูด้วยกันเลยว่า การจะ Remotely Working ต้องเตรียมและคิดถึงอะไรบ้าง…


1. มีเทคโนโลยีที่เหมาะสม…
เทคโนโลยีสำหรับการทำงานทางไกล หรือ Remotely Working จะขึ้นอยู่กับงานภายในองค์กรเอง… ซึ่งไม่ว่าจะอย่างไร หัวใจสำคัญของเทคโนโลยที่ใช้จะเน้นการสื่อสารและการแบ่งปันทรัพยากรในระบบงาน ซึ่งปัจจุบันการประชุมทีมแบบ Video Conferencing ก็ใช้เพียงโทรศัพท์มือถือ หรือเวบแคมธรรมดาก็ใช้ได้แล้ว… ส่วนการสื่อสารผ่าน Chat App หรือโซเชี่ยลมีเดีย อาจจะต้องยกระดับไปใช้ซอฟท์แวร์ระบบสื่อสารแบบธุรกิจ ที่ให้ทั้งการสื่อสารและแบ่งปันหรือแชร์ทรัพยากรพวกไฟล์และเอกสารหรือข้อมูลดิจิตอลต่างๆ… ในเบื้องต้นผมเคยมีเขียนแนะนำเอาไว้ในบทความชุด Agile แล้วครับ… ท่านสามารถคลิกกลับไปอ่านได้ที่นี่ โดยเฉพาะบทที่ผมพูดถึง Slack และ Trello… หรือจะให้ดีท่านควรหาที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้วิเคราะห์และทดลองใช้งานระบบก่อนนำมาใช้… แต่ในกรณีเร่งด่วนอย่างวิกฤต COVID-19 ครั้งนี้… โดยส่วนตัวผมแนะนำ Slack และ Trello ครับ 

2. กำหนดแนวทางที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง… ขั้นนี้ต้องทำคู่มือหรือแนวทางการประสานงานร่วมกันทุกฝ่ายภายในองค์กร… โดยประสบการณ์ส่วนตัว ผมจะให้ทุกคนที่อยากทำงานที่บ้าน หรือทำงานแบบ Remotely Working ทำไกด์ไลน์ หรือ Guideline งานของตัวเองเมื่อต้องทำจากที่บ้านหรือนอกสำนักงานมาร่วมกันพิจารณา… โดยให้กำหนดเกณฑ์การประเมินและแนวทางการแก้ปัญหาเตรียมไว้เมื่อเกิดเหตุต่างๆ ที่ไม่ปกติ… ซึ่งองค์กรหรือทีมที่ใช้ OKRs อยู่ก่อนจะได้เปรียบในการออกแบบ Guildeline มากกว่าองค์กรที่ใช้เพียง KPI ที่ยืดยุ่นน้อยกว่า

3. ทดสอบนโยบายกับกลุ่มย่อย… ควรทดสอบเทคโนโลยีที่เลือกกับ Guildeline ที่ออกแบบมาในวงจำกัดกับบางทีมก่อน ทั้งเพื่อทดสอบการใช้งานได้จริง และการหาข้อผิดพลาด เพื่อให้มีโอกาสปรับความเหมาะสมก่อนขยายวงการใช้งานในระดับองค์กร

4. ให้ความรู้แก่พนักงานทั้งหมด… การทำงานทางไกลในองค์กรใดๆ ก็ตาม โอกาสที่จะ Remotely Working กันทั้ง 100% คงเป็นไปไม่ได้… การชี้แจงทำความเข้าใจจึงสำคัญมาก โดยเฉพาะกับคนที่ไม่ได้ Remotely Working ที่หลายกรณี อาจจะต้องทำงานแปลกๆ นอกหน้าที่รับผิดชอบเดิม… ง่ายที่สุดคือชี้แจงให้ทุกคนทราบ บทบาทหน้าที่ใหม่ ที่องค์กรจำเป็นต้องปฏิรูปการทำงาน เพื่อดูแลองค์กรและเพื่อนร่วมงานด้วยกันให้ดียิ่งขึ้น

5. ให้ความสำคัญกับความปลอดภัย… กำชับเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลข่าวสาร การรับส่งไฟล์และข้อมูลต่างๆ ต้องมั่นใจว่าอยู่ในระบบที่ดูแลความปลอดภัยได้ ซึ่งจำเป็นต้องเลือกพร้อมๆ กับเทคโนโลยีและระบบที่จะใช้ทำงาน Remotely Working ด้วยกัน และยังจำเป็นต้องกำชับเรื่องมาตรฐานความปลอดภัยทางไซเบอร์อย่างเคร่งครัดตั้งแต่ Login และ Password ที่ปลอดภัย จนถึงมาตรฐานการเข้าใช้งานระบบแชร์ทรัพยากรต่างๆ จนถึง Logout เมื่อหยุดใช้งาน

คร่าวๆ ในเบื้องต้นก็ประมาณนี้ครับพอเป็นไอเดีย… ที่จริงรายละเอียดยังมีอีกมาก แม้แต่ทั้ง 5 ประเด็นที่พูดถึงก็มีรายละเอียดให้จับต้องและทำความเข้าใจ เพื่อให้ทุกอย่างเหมาะสมกับแต่ละทีมแต่ละองค์กร ซึ่งผมเองแม้จะมีประสบการณ์ในการเตรียมระบบและทีมทำงานทางไกลมาบ้าง… แต่เทคโนโลยีที่ก้าวหน้าขึ้นนับสิบปีอย่างในปัจจุบัน ก็ต้องเรียนไว้ตรงนี้ว่า หลายอย่างก็ยังกล่าวอ้างไม่ได้ว่าผมมีประสบการณ์… แต่ในห้วงวิกฤต COVID-19 นี้ หากท่านอยากปรึกษาหารือ พูดคุยแลกเปลี่ยนก็ยินดี… Line: @properea เปิดรอตลอดเช่นเดิมครับ

Share this post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email
Add Properea's Friend

เพิ่ม Properea.com เป็นเพื่อนทาง Line
ท่านจะได้ Link บทความใหม่ส่งตรงให้อย่างสม่ำเสมอโดยรบกวนแต่น้อย

Related Post

รู้จักกับ Magellan IoT Platform

Magellan เป็นชื่อกาแล็คซี่ข้างบ้านของกาแล็กซี่ทางช้างเผือกของเรานี่เอง ธุรกิจเครือข่ายมือถือที่ใหญ่ที่สุดในประเทศไทยได้จับเอานาม Magellan มาสร้าง Platform สำหรับพัฒนาบริการ Internet of Things บนเครือข่าย AIS

Siemens Biomass Steam

Highly Efficient Biomass Power Plants และ โรงไฟฟ้าชุมชนยั่งยืน

เรื่องโรงไฟฟ้าชีวมวลในทางเทคนิค ซึ่งข้อเท็จจริงเรื่องราคาเชื้อเพลิงชีวมวลเรื่องแรกเรื่องเดียวก็มึนแล้ว เพราะแนวโน้มความต้องการที่เพิ่มขึ้น ราคาและต้นทุนก็ต้องเพิ่มขึ้น ซึ่งตัวเชื้อเพลิงชีวมวลเองแม้จะมีราคาถูก แต่ต้นทุนการรวบรวมและขนส่งไม่ได้ถูกตามไปด้วย และโดยลักษณะทางกายภาพของเชื้อเพลิงชีวมวลเองก็ต้องใช้ Supply มหาศาลและต่อเนื่อง… ทำให้การโฟกัสเรื่องประสิทธิภาพของโรงไฟฟ้า กลายเป็นประเด็นแรกๆ ที่ต้องพูดถึงกันก่อนอื่น

TRAM ภูเก็ต

ผมเกาะติดข้อมูลรถไฟฟ้ารางเบาของภูเก็ตมานานหลายเดือน… ที่จริงก็หาข้อมูลมาพร้อมๆ กับรถไฟฟ้ารางเบาของเชียงใหม่และขอนแก่นนั่นแหละครับ

ขอนแก่น Global City… วิสัยทัศน์สู่เมืองสำคัญระดับโลก

ผมมีเอกสารเผยแพร่ของ “กลุ่มงานยุทธศาสตร์และข้อมูลเพื่อการพัฒนาจังหวัดขอนแก่น” ที่ท่านผู้ว่าสมศักดิ์ จังตระกูลลงนามไว้ตั้งแต่วันที่ 5 กุมภาพันธ์ 2561 เรื่อง “การขับเคลื่อนการพัฒนาจังหวัดขอนแก่น สู่เมืองแห่งการแสวงหาโอกาส เพื่อก้าวสู่เมืองสำคัญของโลก (Global City)” หรือที่เรียกกันภายในว่า “แผนแม่บทการพัฒนาเมืองขอนแก่นสมาร์ทซิตี้ 2029”